Le riunioni in ufficio? Sono da sempre una chiara perdita di tempo e spesso non fanno altro che divorarsi intere parti di giornata lavorativa che potrebbero essere utilizzate per fare qualcosa di decisamente più produttivo. Lo sa anche Jeff Bezos, boss di Amazon che per contrastare questa potenziale perdita di tempo ha inventato la regola "delle due pizze" utilizzata in tutti i suoi meeting. Quando un incontro è impossibile da evitare, Bezos mette in pratica questa regola per aumentare la produttività e ridurre gli sprechi.
Il problema è molto semplice: più persone sono presenti ad una riunione, meno questa sarà produttiva. O almeno solitamente è così per la maggior parte dei meeting. La soluzione? Mai organizzare un incontro dove due pizze non potrebbero sfamare l'intero gruppo. Ammassare tante persone ucciderebbe la creatività, mentre lavorare con piccoli gruppi diminuisce il rischio di incappare in elementi in grado di intaccarla. Pensando di dover sfamare un gruppo con sole due pizze, invece, non si rischia di sovraffollare una riunione, rendendola più breve e produttiva.
Oltre a questo, altre strategie per migliorare i meeting comprendono trovare un moderatore forte, impostare regole chiare e assicurare che la discussione sia rilevante per tutti i partecipanti prima dell'inizio. "Pianificate sempre una agenda prima dei meeting" spiega Adrian Furnham, professore di psicologia all'University College London. "Rendete chiaro a tutti quali devono essere gli esiti della riunione. Siate chiari sul perché alcuni sono stati invitati e altri no. Date un'idea della durata dell'incontro". La regola di Bezos, infine, può anche essere presa alla lettera: portare un paio di pizze in riunione – una ogni tanto – non può che far bene.
