Smart Working: le regole, i diritti e i doveri di aziende e lavoratori

Maggiore produttività, più tempo per la famiglia e il tempo libero, risparmi sui trasporti e sulle emissioni e meno assenteismo. È stato necessario aspettare l'anno 2020 e c'è voluto il Coronavirus, arrivato anche in Italia, per riuscire a dare "nuova vita" al lavoro agile, il cosiddetto smart working, unica possibilità lavorativa per alcuni dei dipendenti nelle zone più calde per l'epidemia da Covid-19.

Soprattutto chi lavora nelle zone del nord e può farlo, infatti, è stato invitato dalla propria azienda a non recarsi sul posto di lavoro e per una settimana lavorerà da casa: in Vodafone, ad esempio, tra Milano, Bologna, Ivrea, Torino e Padova lavoreranno da casa circa 2700 dipendenti su 3400. Ma quanti sono in Italia gli smart workers, e quali sono gli obblighi dei lavoratori da casa?

Qualche dato

Secondo un'analisi del Politecnico di Milano del 2017, in Italia erano presenti circa 300.000 smart workers che sono passati dal 5% della popolazione lavoratrice del 2013 al 9% del 2017. In maggioranza (69%) si tratta di donne e la fascia d'età che più sfrutta questa nuova (ma poi non così nuova) metodologia di lavoro sono gli over 40.

E in momenti di piena emergenza, il dibattito sullo smart working torna nuovamente importante."Aziende e pubbliche amministrazioni devono attrezzarsi per attenuare i disagi creati dalla paura del virus e dalle inviolabili misure di prevenzione, cercando di utilizzare gli strumenti offerti dalla legislazione del lavoro", ha commentato Mauro Nicastri, presidente dell'Associazione italian digital revolution (Aidr), aggiungendo che "il datore di lavoro è tenuto (d.lgs. n. 151/2015) a valutare i rischi esterni al rapporto di lavoro, adottando misure idonee a tenere indenne il lavoratore, con particolare riferimento a sistemazione logistica e idonee misure di sicurezza, oltre che una assicurazione per ogni viaggio di lavoro".

Le responsabilità del datore di lavoro

Il tema dello smart working è regolamentato dalla Legge 81/2017, secondo la quale il datore di lavoro è responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore, per lo svolgimento dell'attività lavorativa. Gli incentivi fiscali e contribuiti, eventualmente riconosciuti in relazione agli incrementi di produttività ed efficienza, sono applicabili anche quando l'attività lavorativa sia prestata in maniera di lavoro agile, cioè in smart working.

Sostanzialmente, qualora si lavorasse in modalità smart working, la retribuzione non sarebbe più modulata sulla base dell'orario di lavoro, ma in funzione dell'obiettivo lavorativo fissato con il datore. In soldoni, lo smart working è un approccio che punta a generare maggiore efficienza ed efficacia nel raggiungimento dei risultati lavorativi, combinando flessibilità, autonomia e collaborazione.

Questi i principali vantaggi per l'azienda:

• Aumento della produttività del lavoratore;
• certezza di avere un lavoratore più rilassato e più felice;
• abbattimento dei costi relativi all'energia elettrica, al riscaldamento, ai possibili buoni pasto o alla mensa.

Secondo il Principio di non discriminazione inoltre, il lavoratore che svolge la prestazione in modalità di lavoro agile ha diritto di ricevere un trattamento economico e normativo non inferiore a quello complessivamente applicato nei confronti dei lavoratori che svolgono le medesime mansioni esclusivamente all’interno dell’azienda.

Le responsabilità del lavoratore

L’accordo relativo alla modalità di smart working, disciplina l’esercizio del potere di controllo del datore di lavoro sulla prestazione resa dal lavoratore all’esterno dei locali aziendali nel rispetto di quanto disposto dall’art. 4 della legge 20 maggio 1970, n. 300, e successive modificazioni. L’accordo individua le condotte connesse all’esecuzione della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, che danno luogo all’applicazione di sanzioni disciplinari.

In parole povere, seppur non lavori fisicamente in azienda, con lo smart working il dipendente ha l'obbligo di portare a termine gli obiettivi prefissati con il proprio datore di lavoro. Inoltre, in alcuni casi e qualora si fosse stabilita la "reperibilità" in determinate ore della giornata lavorativa, il "lavoratore smart" dovrà risultare attivo e reperibile per qualsiasi necessità del proprio datore di lavoro.

Il lavoratore è tenuto a custodire con diligenza gli strumenti tecnologici messi a disposizione dal datore di lavoro ed è responsabile della riservatezza dei dati cui può accedere tramite gli stessi ed è tenuto a cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione predisposte dal datore di lavoro, per fronteggiare i rischi connessi all’esecuzione della prestazione all’esterno dei locali aziendali.

Questi i principali vantaggi per il lavoratore in smart working:

• Riduzione dello stress;
• risparmio nei costi di trasporto;
• aumento dell'efficienza;
• maggiore flessibilità;
• possibilità di gestire l'orario lavorativo, in base alle esigenze personali e a quelle dell'azienda.

Questi i principali svantaggi per il lavoratore in smart working:

• Può capitare che il lavoro si amalgami troppo con la vita personale: non avere più un orario lavorativo ben preciso, potrebbe spingere il lavoratore preoccupato per la propria produttività a non staccare mai e a mettere in secondo piano la vita domestica;
• Il confronto diretto con i colleghi e il relativo team building potrebbe ridursi;
• Lavorando da casa, che diventerebbe di fatto anche il proprio ufficio, si potrebbe perdere il senso di relax delle quattro mura domestiche: è quindi importantissimo organizzare bene il proprio lavoro, prestabilendo orari ben precisi ed una postazione specifica nella propria casa.

La produttività deve essere al centro del lavoratore in smart working. Perché è proprio sulla produttività che si basa questa particolare modalità di lavoro. Nonostante in molti associno il "lavoro da casa" ad una modalità lavorativa rilassante e poco impegnativa, in realtà chi lavora secondo il regime di smart working deve garantire al proprio datore di lavoro la massima produttività possibile, evitare distrazioni inutili ed ingiustificate nell'orario di lavoro (laddove ne sia stato stabilito uno) ed essere sempre disponibile e reperibile telefonicamente o tramite videoconferenza da parte dell'azienda per cui lavora e negli orari lavorativi.

Insomma, se applicato con diligenza, lo smart working non è una barzelletta o un regime di "ferie costanti", ma è un modo in cui realmente si potrebbe migliorare la propria produttività, con meno stress e tempi morti dovuti ai trasporti e alle conseguenze che questi potrebbero portare.

Gli strumenti di sicurezza necessari per lo smart working

Per poter lavorare in totale sicurezza anche fuori la sede dell'azienda, ed evitare rischi di intrusioni e di furti di dati sensibili, potrebbe essere necessario adottare delle misure di sicurezza tramite degli strumenti informatici ben specifici. Ed anche se in effetti si tratta di soluzioni decisamente semplici da mettere in atto, non tutte le aziende li utilizzano o ne hanno la reale necessità.

Nel campo dell'editoria online, ad esempio, dove tutto il lavoro viene svolto utilizzando degli strumenti basati sul cloud, l'utilizzo di una VPN aziendale potrebbe risultare non necessario, ma l'installazione di un antivirus e la creazione di backup sicuri e su più supporti dovrebbe essere una regola seguita da tutti per mettere in sicurezza i dati lavorativi, ed evitare spiacevoli situazioni in cui non potrebbe essere possibile lavorare con produttività.