A scuola di gestione del tempo da Google. Una mail inviata da un dipendente dell'azienda di Mountain View ha in poco tempo fatto il giro del mondo a causa della chiarezza con cui affronta uno degli argomenti più difficili e importanti per un'azienda di queste dimensioni: lo spreco del proprio tempo. L'autore è Jeremiah Dillon, Head of Product, Content and Web Marketing di Google, che nel corso delle ultime settimane ha deciso di inviare un messaggio a tutto il suo team con il quale sensibilizzare i collaboratori sulla gestione strategica del proprio tempo. "La risposta è stata inaspettata" ha spiegato Dillon. "Sono stato spinto a condividere il messaggio con altre persone".
Alcuni colleghi hanno persino creato un video nel quale vengono ripercorsi i vari passaggi citati nella mail sotto forma di grafiche animate. "Se non hai tempo di leggere questa mail… leggila due volte" è l'oggetto del messaggio, che inizia subito con un consiglio: fermati, respira e pensa a come stai gestendo il tuo tempo. "Le persone si dividono in due categorie: i manager e i creatori" si legge nel testo. "I primi suddividono le giornate in intervalli da 30 minuti, al termine dei quali cambiano continuamente quello che stanno facendo. Il lavoro dei creatori è invece scandito dalla necessità di fare e costruire cose, ma devono lavorare per mezze giornate o per giornate intere".
Secondo Dillon dobbiamo essere tutti dei creatori, ma per farlo bisogna "definire precisamente quando e come riservarsi il tempo da dedicare ai propri progetti". Per sostenere questa tesi, l'autore ha citato l'esempio di uno studio che ha chiesto a tre differenti gruppi di compiere un esercizio: il 91% di chi ha ricevuto precise istruzioni su come, dove e quando svolgerlo lo ha fatto senza procrastinare. "Segnate il vostro tempo creativo sul calendario, decidete quando e dove vi dedicherete alla creazione e idealizzate i dettagli di cosa farete" prosegue Dillon. "In questo modo riuscirete a concludere il lavoro".
Sarebbe però sbagliato, secondo l'autore, decidere di svolgere questi lavori come ultime cose il venerdì sera. "Il momento è davvero importante" ha spiegato. "I vostri livelli di energia sono come un'onda che attraversa la settimana, quindi cercate di pianificare il lavoro di conseguenza". Il lunedì dovrebbe essere dedicato ai lavori organizzativi e dalla scarsa richiesta di impegno; martedì e mercoledì rappresentano il picco d'energia da sfruttare per i problemi più difficili; giovedì l'energia comincia a calare ed è ottimo per i meeting; mentre il venerdì i livelli di energia sono al minimo e risultano perfetti per progetti a lungo termine e per la gestione delle relazioni. "Cercate sempre di inserire il vostro periodo creativo nella mattinata" conclude la mail. "Nel pomeriggio svolgete i lavori meccanici. Create e proteggete il vostro tempo, ma non dimenticatevi di non distruggere quello degli altri".
